TutorialVeröffentlicht am 24.1.2024

Wie man eine Dropdown-Liste in Excel erstellt

8 Minuten Lesezeit

In der täglichen Arbeit müssen wir oft wiederkehrende Inhalte eingeben, wie Abteilungsnamen, Produkttypen oder Projektstatus. Jedes Mal manuell einzugeben ist nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig.

Excel-Dropdown-Listen sind die perfekte Lösung für dieses Problem. Sie ermöglichen es dir, die Dateneingabe zu standardisieren, indem du aus voreingestellten Optionen auswählst, was die Genauigkeit und Effizienz der Dateneingabe erheblich verbessert.

Dieser Artikel führt dich Schritt für Schritt durch die Erstellung einer einfachen und praktischen Dropdown-Liste und stellt einige fortgeschrittene Techniken vor.

Schritt 1: Datenquelle vorbereiten

Die Datenquelle für Dropdown-Listen kann sich überall in deiner Arbeitsmappe befinden. Die empfohlene Vorgehensweise ist, ein separates, verstecktes Arbeitsblatt speziell für die Speicherung von Datenquellen zu erstellen.

Neues Arbeitsblatt erstellen: Klicke unten in Excel auf die +-Schaltfläche, um ein neues Arbeitsblatt zu erstellen, und benenne es "Datenquelle" oder "Optionen".
Optionen eingeben: Gib in den Zellen dieses Arbeitsblatts alle Optionen ein, die du in der Dropdown-Liste anzeigen möchtest, spalten- oder zeilenweise. Gib zum Beispiel "Projekt 1", "Projekt 2", "Projekt 3" in die Zellen A1, A2, A3 ein.
Bereich benennen (optional, aber empfohlen): Für eine einfache Verwaltung kannst du diese Daten auswählen und einen Namen in das "Namensfeld" oben links eingeben, z.B. Projektliste.

Schritt 2: Dropdown-Liste erstellen

Jetzt wenden wir diese Optionen auf die Zielzellen an.

Zellen auswählen: Wähle die Zelle aus, in der du die Dropdown-Liste erstellen möchtest (zum Beispiel Zelle B2). Wenn du sie auf mehrere Zellen anwenden möchtest, kannst du sie alle gleichzeitig auswählen.
Datenvalidierung öffnen: Finde in der oberen Menüleiste von Excel die Registerkarte "Daten" und klicke dann auf "Datenvalidierung".
Validierungsregeln festlegen:
- Wähle im Popup-Fenster die Registerkarte "Einstellungen".
- Wähle im "Zulassen"-Dropdown-Menü "Liste".
- Klicke im "Quelle"-Eingabefeld auf die Pfeil-nach-oben-Schaltfläche daneben, kehre dann zu deinem "Datenquelle"-Arbeitsblatt zurück und wähle die Optionsliste aus, die du gerade eingegeben hast.
- Wenn du den Bereich bereits benannt hast, kannst du auch direkt =Projektliste in "Quelle" eingeben.
Bestätigen und abschließen: Klicke auf "OK", und ein Dropdown-Pfeil erscheint in der unteren rechten Ecke deiner ausgewählten Zelle.

Fortgeschrittene Techniken: Dropdown-Listen leistungsfähiger machen

1. Dynamische Dropdown-Listen

Wenn du häufig Optionen zu deiner Datenquelle hinzufügen oder entfernen musst, kann es umständlich sein, jedes Mal die "Datenvalidierung"-Quelle manuell anzupassen. Mit den Funktionen OFFSET oder INDIREKT kannst du eine dynamische Dropdown-Liste erstellen, die automatisch neue Optionen einschließt.

2. Mehrstufige kaskadierte Dropdown-Listen erstellen

Wenn du die Optionen einer zweiten Dropdown-Liste basierend auf der Auswahl der ersten Dropdown-Liste dynamisch ändern musst, kannst du mehrstufige Kaskadierung verwenden. Dies erfordert normalerweise die Kombination mit der INDIREKT-Funktion.

Zum Beispiel zeigt die zweite Liste nach der Auswahl von "Obst" nur "Apfel, Banane, Orange"; bei der Auswahl von "Gemüse" zeigt sie "Kohl, Kartoffel, Karotte".

Häufig gestellte Fragen

Warum wird die Dropdown-Liste nicht angezeigt?
- Überprüfe, ob deine "Datenvalidierung"-Einstellungen korrekt sind.
- Bestätige, ob der im "Quelle"-Eingabefeld referenzierte Zellbereich korrekt ist.
Wie lösche ich eine Dropdown-Liste?
- Wähle die Zelle mit der Dropdown-Liste aus und kehre zum "Datenvalidierung"-Fenster zurück.
- Klicke auf die "Alle löschen"-Schaltfläche unten rechts und dann auf "OK".
Wie erlaube ich die Eingabe von Inhalten, die nicht in der Liste stehen?
- Wechsle im "Datenvalidierung"-Fenster zur Registerkarte "Fehlermeldung".
- Deaktiviere "Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben werden".

Mit diesen Techniken werden deine Excel-Tabellen intelligenter und effizienter. Jetzt probiere es aus und mache deine Dateneingabearbeit einfach und angenehm!