チュートリアル公開日 2024/1/24

Excelでドロップダウンリストを作成する方法

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日常業務では、部署名、製品タイプ、プロジェクトステータスなど、繰り返しの内容を入力することがよくあります。毎回手動で入力するのは効率が悪く、エラーも起きやすいものです。

Excelのドロップダウンリストは、この問題を解決する強力なツールです。事前に設定されたオプションから選択することで、データ入力を規格化でき、データ入力の正確性と効率を大幅に向上させることができます。

本記事では、シンプルで実用的なドロップダウンリストの作成方法を段階的に説明し、いくつかの応用テクニックも紹介します。

ステップ1：データソースの準備

ドロップダウンリストのデータソースは、ワークブック内のどこでも配置できます。推奨される方法は、データソース専用の独立した隠しワークシートを作成することです。

新しいワークシートを作成：Excelの下部にある+ボタンをクリックして新しいワークシートを作成し、「データソース」または「オプション」と名前を付けます。
オプションを入力：このワークシートのセルに、ドロップダウンリストに表示したいすべてのオプションを列または行で入力します。例えば、A1、A2、A3のセルにそれぞれ「プロジェクト1」、「プロジェクト2」、「プロジェクト3」を入力します。
範囲に名前を付ける（オプションですが推奨）：管理を簡単にするため、このデータを選択し、左上の「名前ボックス」にプロジェクトリストなどの名前を入力できます。

これで、これらのオプションをターゲットセルに適用します。

セルを選択：ドロップダウンリストを作成したいセル（例：B2セル）を選択します。複数のセルに適用したい場合は、それらを同時に選択できます。
データの入力規則を開く：Excelの上部メニューバーで**「データ」タブを見つけ、「データの入力規則」**をクリックします。
検証ルールを設定：
- ポップアップウィンドウで**「設定」**タブを選択します。
- **「入力値の種類」ドロップダウンメニューで「リスト」**を選択します。
- **「元の値」**入力ボックスで、その隣の上向き矢印ボタンをクリックし、「データソース」ワークシートに戻って、先ほど入力したオプションリストを選択します。
- すでに範囲に名前を付けている場合は、「元の値」に直接=プロジェクトリストを入力することもできます。
確認して完了：**「OK」**をクリックすると、選択したセルの右下角にドロップダウン矢印が表示されます。

データソースでオプションを頻繁に追加または削除する必要がある場合、毎回「データの入力規則」のソースを手動で調整するのは面倒です。**OFFSETまたはINDIRECT**関数を使用して、新しいオプションを自動的に含む動的ドロップダウンリストを作成できます。

最初のドロップダウンリストの選択に基づいて、2番目のドロップダウンリストのオプションを動的に変更する必要がある場合、多段階連動を使用できます。これは通常、**INDIRECT**関数と組み合わせて実現します。

例えば、「果物」を選択した後、2番目のリストは「りんご、バナナ、オレンジ」のみを表示し、「野菜」を選択した場合は「白菜、じゃがいも、にんじん」を表示します。

ドロップダウンリストが表示されないのはなぜですか？
- 「データの入力規則」設定が正しいかを確認してください。
- 「元の値」入力ボックスで参照されているセル範囲が正しいかを確認してください。
ドロップダウンリストを削除するには？
- ドロップダウンリストを含むセルを選択し、「データの入力規則」ウィンドウに戻ります。
- 右下の**「すべてクリア」**ボタンをクリックしてから、「OK」をクリックします。
リストにない内容の入力を許可するには？
- 「データの入力規則」ウィンドウで**「エラーメッセージ」**タブに切り替えます。
- **「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」**のチェックを外します。

これらのテクニックをマスターすれば、Excelシートはより知的で効率的になります。今すぐ試してみて、データ入力作業を楽しく簡単にしましょう！